Ostolaskuprosessin kehittäminen automaatioasteen lisäämisen näkökulmasta

Abstract

Ostolaskuprosessi on taloushallinnon kokonaisuuteen kuuluva prosessi, joka pitää sisällään kaikki vaiheet tilauksen tekemisestä laskun maksuun. Hyvin usein ostolaskuprosessi kuluttaa yrityksen resursseja merkittävästi, sillä se edellyttää paljon työtä sekä vie paljon aikaa. Huomionarvoista on kuitenkin se, että prosessina se on merkittävässä roolissa taloushallinnon kokonaisuudessa. Nykypäivänä prosessien tehostaminen on esillä keskusteluissa säännöllisesti ja myös ostolaskuprosessissa sille on hyvät perustelut. Prosessien tehostamisella ja automatisoinnilla voidaan säästää aikaa ja rahaa sekä minimoida inhimillisiä virheitä.

Opinnäytetyön toimeksiantajalla on käynnissä projekti liittyen uuteen toiminnanohjausjärjestelmään ja sen tiimoilta koettiin mielenkiintoisena lähteä tutkimaan nykyistä ostolaskuprosessia perusteellisesti, jotta sen kehittäminen olisi mahdollista. Työn tavoitteena oli tuoda esiin konkreettisesti automatisoinnin kasvattamisen etuja ja haasteita sekä tuottaa kehittämisehdotuksia ostolaskuprosessin kehittämiseksi automatisoinnin näkökulmasta.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta ja tutkimuksellisena lähestymistapana oli tapaustutkimus. Opinnäytetyön tietoperusta muodostettiin ostolaskuprosessiin, tekoälyyn, ohjelmistorobotiikkaan sekä koneoppimiseen pohjautuen. Tutkimuksen aineistoa hankittiin haastattelemalla henkilöitä, jotka osallistuvat ostolaskuprosessiin sen eri vaiheissa sekä havainnoimalla tutkimuksen kohteena olevaa ostolaskuprosessia ja siinä käytettäviä toimintatapoja. Haastatteluissa käytetty haastattelumuoto oli teemahaastattelu. Aineiston analysointi suoritettiin aineistolähtöistä sisällönanalyysia hyödyntäen. Tutkimuksen tulokset muodostettiin haastatteluista ja havainnoinnista saatuun aineistoon perustuen.

Tutkimustulokset osoittavat, että nykyinen ostolaskuprosessi on monimuotoinen ja sen läpivirtaukseen vaikuttaa useampi eri osatekijä. Ostolaskuprosessin eri vaiheissa hyödynnetään osittain automatiikkaa. Nykyisiä toimintatapoja kehittämällä sekä hyödyntämällä uuden toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia on toimeksiantajan mahdollista kasvattaa automaatioastetta uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä sekä sujuvoittaa prosesseja. Jatkokehitystä arvioitaessa mahdollisia nykyisiin toimintatapoihin tehtävien muutosten vaikutuksia ostolaskuprosessin sujuvuuteen ja automaatioasteen kasvuun olisi jatkossa mielenkiintoista tutkia.