Kirjanpidon prosessikaavioiden uudistaminen ja palkkaprosessin riskienhallinta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli päivittää kirjanpidon prosessikaaviot uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönoton myötä. Lisäksi tutkimuksessa selvitettiin palkkaprosessin riskit ja pyrittiin löytämään niille ratkaisut. Työn toimeksiantajana oli Helsingin seudun ympäristöpalvelut.

Teoreettinen viitekehys rakentui sekä kuntayhtymä HSY:n aineistosta, että käytössä olleiden menetelmien teoriasta. Opinnäytetyössä on myös hyödynnetty sekä sisäistä, että ulkoista tietoa liittyen uuteen kirjanpitojärjestelmään ja sen käyttöönottoon.

Opinnäytetyön tutkimus oli kvalitatiivinen. Menetelminä käytettiin sekä kyselyä, että työpajoja. Kysely toteutettiin Microsoft Forms-työkalulla ja kohdennettiin noin 20 HSY:n taloudessa työskentelevälle henkilölle. Kyselyssä keskityttiin uuteen kirjanpitojärjestelmään, Microsoft Dynamics 365, ja siinä esiintyviin virheisiin. Kyselyn vastauksia käytettiin pohjana palkkaprosessin riskeihin tutustuessa. Kirjanpidon prosessikaavioita päivittäessä sekä palkkaprosessiin tutustuessa tutkimusmenetelmänä käytettiin työpajoja. Ensimmäisen työpajan tarkoituksena oli kartoittaa nykytilanne, jonka jälkeen järjestettiin useampi työpaja, jossa jokaisessa keskityttiin tarkemmin yhteen prosessiin.

Valmiit prosessikaaviot rakennettiin Integrated Management System-ohjelmaan työpajoissa kerätyn tiedon avulla. Lisäksi prosessikaavioiden oheen liitettiin prosessikuvaukset, joissa kerrotaan tarkemmin prosessikaavion eri vaiheista. Uudistetuissa prosessikaavioissa on kuvattu tarkasti kunkin prosessiin liittyvän järjestelmän tai ohjelman vastuualueet, jonka vuoksi prosessia on helppo seurata.

Palkkaprosessia tutkiessa tultiin siihen lopputulokseen, että säännöllinen kommunikointi sekä selkeät vastuujaot ovat oleellisia tekijöitä sujuvan prosessin etenemisessä. Työpajojen pohjalta luotiin toimintamalli, joka selkeyttää työnjakoa ja lisää tiedonkulkua osastojen välillä.

Opinnäytetyössä käytetty kysely on rakennettu niin, että sitä voi käyttää uudelleen tulevaisuudessa, jolloin kirjanpitojärjestelmässä ilmenneitä virheitä ja niiden kehityskaarta voi seurata. Lisäksi tarkoituksena on tutustua muihinkin kirjanpidon prosesseihin ja tutkia niiden riskikohtia hyötykäyttämällä päivitettyjä prosessikaavioita.