Poikkeamaraportointi osaksi yrityksen johtamisjärjestelmää

Abstract

Tämän kehittämismuotoisen opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten poikkeamaraportointia ja sen avulla kerättyä tietoa voidaan hyödyntää organisaation tehokkuuden ja operatiivisen liiketoiminnan parantamiseen. Työn tarkoituksena oli laatia yksinkertainen ohjeistus poikkeamaraportoinnin käyttöönotosta kotimaiselle pienyritykselle, jossa työskentelee alle 50 henkilöä.

Viitekehyksenä tarkasteltiin ilmailualalla käytössä olevia raportointijärjestelmiä ja niiden merkitystä turvallisuuden parantamisessa. Tietoperusta on koostettu alan kirjallisuudesta, keskittyen strategian johtamiseen, johtamisjärjestelmiin sekä turvallisuusjohtamiseen. Asiantuntijoiden kokemuksia raportoinnista selvitettiin laadullisin tutkimusmenetelmin. Teemahaastatteluissa on syvennytty raportointijärjestelmien toimivuuteen ja siihen, miten niitä voidaan käyttää talouden edistämiseen. Tärkeimmäksi aiheeksi haastatteluissa nousi oikeanlainen raportointikulttuuri.

Tutkimuksessa havaittiin, että henkilöstöä tulee motivoida raportoimaan poikkeamia ja sen pitää olla teknisesti helppoa. Ympäröivän raportointikulttuurin on tuettava organisaation kehittämistä raportoinnin perimmäisenä tarkoituksena. Poikkeamaraportoinnilla ei etsitä syyllisiä yksilötasolla. Standardien, sääntöjen sekä normaalin toiminnan määrittely on tärkeää, jotta poikkeamat voidaan tunnistaa ja käsitellä asianmukaisesti. Raportoinnista saatavaa tietoa on syytä käyttää organisaation kehittämiseen ja piilevien ongelmien tunnistamiseen ajoissa.

Johtopäätöksenä todettiin, että pienelle yritykselle ei ole tarkoituksenmukaista luoda laajaa tai monimutkaista hallintojärjestelmää. Tutkimustulos vahvisti kuitenkin, että poikkeamaraportoinnilla voidaan parantaa yrityksen toimintoja taloudelliset näkökulmat huomioiden. Kehittämistyön ohjeessa kuvataan, kuinka pienyritys voi ottaa käyttöönsä poikkeamaraportointijärjestelmän riskianalyysin avulla. Toiminnan kasvaessa järjestelmän voi laajentaa kattamaan yrityksen kaikki toiminnot, sidosryhmät mukaan lukien. Ohjeistus soveltuu minkä tahansa pienyrityksen käyttöön.

The objective of this development-oriented thesis was to investigate how deviation reporting and the data collected through it can be utilized to enhance efficiency and business operations in an organization. The purpose of the thesis was to develop a simple guideline for implementing a deviation reporting system in a small domestic company with fewer than 50 employees.

The theoretical framework examined reporting systems used in the aviation industry and their role in improving safety. The knowledge base on strategic management, management systems, and safety management was gathered from relevant literature. Using qualitative research, the study explored how experts experience deviation reporting. In-depth interviews were conducted to explore the functionality of reporting systems and their potential use in advancing financial performance. A key theme that emerged was the importance of fostering a proper reporting culture.

The research revealed that employees should be motivated to report deviations, and the reporting process must be technically easy to use. The surrounding reporting culture should promote organizational development as the primary purpose of deviation reporting, rather than assigning blame at an individual level. Defining standards, rules, and normal operations is essential for recognizing and addressing deviations appropriately. The information derived from reporting should be used for organizational development and the identification of latent issues.

In conclusion, it was determined that creating a complex or overly comprehensive management system is not practical for a small business. However, the study confirmed that deviation reporting can be used to improve the company's operations considering financial aspects. The guideline developed in this thesis outlines how a small company can implement a deviation reporting system using risk analysis. As the business grows, the system can be expanded to cover all operations, including stakeholders. The guideline is adaptable to any small business.