Päiväkirjaopinnäytetyö toimistosihteerinä

Abstract

Tämän päiväkirjaopinnäytetyön tavoitteena oli kuvata ja kehittää toimistosihteerintyötä julkisen sektorin organisaatiossa, joka tuottaa suun terveydenhuollon palveluja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen asukkaille. Opinnäytetyön aikana pyrittiin löytämään uusia ja tehokkaita toimintamalleja, jotka sujuvoittavat toimistosihteerin päivittäisiä työtehtäviä entisestään.

Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamuodossa, jossa kahdeksan viikon ajan reflektoitiin toimistosihteerin työtehtäviä. Viikkojen päätteeksi keskityttiin analysoimaan ja pohtimaan laajemmin sen viikon aiheita, joiden tietoperustana käytettiin ammattikirjallisuutta ja verkkolähteitä. Viikkoanalyysien aiheet olivat työhyvinvointi, ajanhallinta, työskentelytavat, kouluttautuminen, moniammatillinen yhteistyö, teknologia työn apuna, organisaatiokulttuuri ja oman työn vaikutukset organisaation taloudelliseen suoriutumiseen.

Opinnäytetyö osoitti toimistosihteerin tekevän erittäin merkittävää työtä, koska sihteeri huolehtii organisaation toiminnan sujuvuudesta, tukee muuta henkilöstöä, välittää tietoa eteenpäin, toimii yhteyshenkilönä ja asiakaspalvelijana. Opinnäytetyöstä ilmeni myös se, että toimistosihteerin odotetaan omaavan monipuolista osaamista, kuten kyettävä ratkaisemaan monenlaisia ongelmia, olevan hyvä ajanhallinnassa ja hallittava ICT-taitoja sekä olevan huolellinen ja täsmällinen.

The objective of this diary thesis was to describe and develop the work of an office secretary in a public sector organisation that provides oral health care services to the residents of the wellbeing services country of East Uusimaa. During the thesis, the aim was to find new and efficient operating models that would further streamline the secretary's daily work.

The thesis was carried out in the form of a diary, in which the office secretary's work tasks were reflected upon over a period of eight weeks. At the end of each week, a more in-depth analysis and reflection on the week's topics was conducted, based on professional literature and online sources. The topics of the weekly analyses were well-being at work, time management, working practices, training, multi-professional cooperation, technology at work, organisational culture and the impact of the author’s work on the organization's financial performance.

The thesis showed that the work of the office secretary was very important, as they ensured the smooth running of the organisation, supported other staff, passed on information, acted as a contact person and customer service. The thesis also indicated that the office secretary is expected to possess a wide range of skills, such as the ability to solve various problems, effective time management skills, ICT proficiency, as well as attention to detail and punctuality.