Yrityksen työvuorosuunnittelun muotoilu

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten työntekijälähtöisyys voitaisiin huomioida yritykselle uuden, keskitetyn työvuorosuunnittelun prosessimallin kehittämisessä ja mahdollisessa jalkauttamisessa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli sekä tuottaa toimeksiantajalle tietoja tämänhetkisestä tilanteesta koskien työvuorosuunnittelua ja miten se koetaan toimipaikoissa esihenkilöiden osalta, että tehdä keskitetylle työvuorosuunnittelulle konkreettisia jatkokehittämisehdotuksia, jotka huomioisivat myös työntekijän näkökulman kokonaisprosessimallissa. Kehittämistyö tehtiin Sodexo Oy:lle, ja se oli osa suurempaa pilottiprojektia, jonka tarkoituksena oli selvittää, voisiko yrityksessä ottaa käyttöön keskitettyä työvuorosuunnittelua nykyisen yksikkökohtaisen työvuorosuunnittelun sijaan ja mitä se vaatisi.

Kehittämistyössä edettiin British Design Councilin kehittämää palvelumuotoilun tuplatimanttimallia hyödyntäen, ja tietoperustassa käsiteltiin työntekijäkokemusta, muutosta ja sen johtamista sekä arvokäsitettä osana työntekijäkokemusta. Työntekijäkokemuksen ymmärtämiseksi tietoa kerättiin laadullisten menetelmien kautta ennalta sovituista toimipaikoista ja heidän henkilökunnaltaan. Työssä käytettiin aineistonkeruumenetelminä puolistrukturoituja haastatteluja sekä kyselyjä. Lisäksi tehtiin kevyttä benchmarkingia sekä teetettiin virtuaalinen yhteiskehittävä työpaja tukitoimintojen osastolle. Kaikki kerätty tieto käsiteltiin ja analysoitiin lopullisia kehittämisehdotuksia varten muun muassa persoonia sekä arvolupauskanvasta (Value Proposition Canvas) hyödyntäen.

Kehittämistyön lopputuloksina saatiin tuotettua tietoa tämänhetkisestä työntekijäkokemuksesta koskien työvuorosuunnittelua sekä esitettyä jatkokehittämisehdotuksia mahdollista keskitetyn työvuorosuunnittelun käyttöönottoa ja jalkauttamista varten. Jatkokehittämisehdotuksien ytimessä oli yrityksen kolme arvoa, joiden ympärille muodostui kehittämistyön aikana löydetyt kuusi sisäisen prosessin kehittämiseen liittyvää, työntekijänäkökulmasta tärkeintä teemaa: perehdytys, viestintä, yhteiset toimintatavat ja säännöt, vastuunjako, datan näkyväksi tekeminen sekä yhteistyö. Lisäksi opinnäytetyön lopputuloksena tuotettiin Sodexolle keskitetyn vuorosuunnittelun kokonaisprosessia havainnollistava Service Blueprint, jossa on huomioitu nämä kuusi teemaa.

Tulokset ovat hyödynnettävissä mahdollista keskitetyn vuorosuunnittelun käyttöönottoa varten kohdeorganisaatiossa tietyin huomioin, ja ne antavat yleiskuvaa työntekijänäkökulmista osana sisäisten prosessien kehittämistä, ja joita on mahdollista hyödyntää myös muissa organisaatioissa. Sisäisen prosessin kehittäminen vaatii kuitenkin aikaa, resursseja ja vahvaa muutosjohtajuutta, jotta ne voidaan toteuttaa hyvin ja kestävästi. Tärkeimpänä huomiona tulosten yleistettävyydessä sekä jatkokehittämisehdotuksien toteuttamisessa on, että tässä opinnäytetyössä kerätty työntekijäkokemukseen liittyvä tieto voi mahdollisen tulevaisuuden jalkautuksen aikana olla muuttunut. Työntekijäkokemusta tulisikin jatkuvasti mitata ja kehittää ajantasaisen tiedon saamiseksi.