Tietotyöntekijän työntekijäkokemuksen muodostuminen älykkäässä työympäristössä

Abstract

Työelämä on murroksessa, jossa digitalisaatio ja teknologia kehittyvät nopeammin kuin organisaatiot, joka johtaa merkittäviin digiloikkiin myös tulevaisuudessa. Organisaatioiden toimitiloja päivitetään älykkäiksi työympäristöiksi, joiden tarkoituksena on kehittää tietotyöntekijöiden työntekijäkokemusta. Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli ymmärtää miten työympäristössä käytettävät älyteknologiat vaikuttavat työntekijäkokemuksen muodostumiseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa tietoa työympäristöjen älyteknologian ratkaisuihin liittyen ja tunnistaa keskeisiä tekijöitä älyteknologian ratkaisuihin liittyen, jotka vaikuttavat niiden merkityksellisyyteen työntekijäkokemuksen muodostumisessa työympäristön kontekstissa. Opinnäytetyö hyödyttää organisaatioita, jotka pyrkivät kehittämään toimitilojaan älykkäiksi työympäristöiksi parantaakseen työntekijäkokemusta.

Tietoperusta perustui laajaan kirjallisuuskatsaukseen, joka käsitteli älyteknologiaa, älykkäitä työympäristöjä, tietotyötä ja työntekijäkokemusta. Kirjallisuuskatsauksen avulla luotiin ymmärrys siitä, miten älyteknologia voi vaikuttaa työntekijöiden kokemuksiin ja miten älykkäitä työympäristöjä voidaan suunnitella ja toteuttaa.

Tämä opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö, jonka lähestymistapana oli palvelumuotoilu. Kehittämistyö eteni palvelumuotoilun Tuplatimantti- mallin vaiheiden mukaisesti. Kehittämistyön menetelmällisinä ratkaisuina käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä, kuten kyselyä, havainnointia ja haastatteluita. Näiden menetelmien avulla kerättiin kattavasti tietoa työntekijöiden kokemuksista ja näkemyksistä liittyen älykkäisiin työympäristöihin. Tässä opinnäytetyössä kyselyn tulokset analysoitiin luomalla frekvenssijakaumia eli prosenttijakaumia ja haastattelujen sisällönanalyysi toteutettiin aineistolähtöisesti. Aineistolähtöisen sisällönanalyysin menetelmänä käytettiin teemoittelua.

Keskeiset tulokset osoittivat, että älyteknologian hyödyntäminen työympäristössä voi merkittävästi parantaa työntekijäkokemusta, mutta se vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. Työntekijöiden osallistaminen, käytännön läheinen työskentely ja muutosjohtaminen olivat avainasemassa positiivisten vaikutusten saavuttamiseksi. Tulosten pohjalta kehittämistyön tuloksina syntyi kaksi työkalua: Työntekijäkokemuksen huomioiva älyteknologian hankintamatka ja Työarkipolku teknologiakuormituksen näkökulmasta-työkalu organisaatiolle. Työkalut tehostavat työntekijäkokemuksen huomioimista älykkäitä työympäristöjä koskevassa päätöksenteossa, hankintaprosessissa ja muutosjohtamisessa.

Johtopäätöksenä todetaan, että älykkäät työympäristöt voivat hyödyttää organisaatioita ja parantaa työntekijäkokemusta ja lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta, edellyttäen, että ne suunnitellaan käyttäjäkeskeisesti ja kokonaisvaltaisesti. Työntekijöiden osallistaminen hankintamatkaa, käytännön läheinen työskentely ja osallistava muutosjohtaminen - jotka ovat myös opinnäytetyön kehittämisehdotuksia - osoittautuivat keskeisiksi positiivisten vaikutusten saavuttamisessa.

The working life is undergoing a transformation where digitalization and technology are advancing faster than organizations, leading to significant digital leaps in the future as well. Organizations are updating their facilities into smart office environments aimed to enhance the employee experience of knowledge workers. The purpose of this thesis was to understand how smart technologies used in the work environment affect the formation of the employee experience. The goal of the thesis was to provide information related to smart technology solutions in work environments and to identify key factors related to smart technology solutions that influence significantly in the formation of the employee experience in the context of the work environment. This thesis benefits organizations that aim to develop their facilities into smart office environments to improve the employee experience.

The theoretical framework was based on an extensive literature review covering smart technology, smart office environments, knowledge work and employee experience. The literature review helped create an understanding of how smart technology can affect employee experiences and how smart office environments can be designed and implemented.

This thesis is a research-based development project with a service design approach. The development work progressed according to the phases of the Double Diamond model of service design. Qualitative research methods such as surveys, observations and interviews were used as methodological solutions in the development work. These methods were used to comprehensively collect information on employees' experiences and views related to smart office environments. In this thesis, the survey results were analyzed by calculating averages and frequency distributions from the responses. The content analysis of the interviews was conducted using a data-driven approach. The method of thematic analysis was used for the data-driven content analysis.

The key results showed that utilizing smart technology in the work environment can significantly improve the employee experience, but it requires careful planning and implementation. Employee involvement, practical working methods and change management were crucial to achieve positive impacts. Based on the results, two tools were developed: the Smart Technology Procurement Journey Considering Employee Experience and the Workday Path from the Perspective of Technology Load Tool for Organizations. These tools enhance the consideration of employee experience in decision-making, procurement processes, and change management related to smart office environments.

In conclusion, smart office environments can benefit organizations, improve employee experience and increase employee satisfaction and productivity if they are designed in a user-centered and holistic manner. Employee involvement in the procurement journey, adopting a holistic perspective on the organization's technology load, practical working methods and participatory change management - which are also the development suggestions of the thesis - proved to be key in achieving positive impacts.