Arkistoinnin opas : Opas osto- ja myyntireskontran tositteiden arkistointiin

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö syntyi toimeksiantajayrityksen Monetra Oulu Oy:n tarpeesta kerätä arkistoinnin helpottamiseksi materiaalia organisaation ta loushallinnon reskontratiimeihin, sekä päivittää organisaation nykyistä tiedonoh jaussuunnitelmaa Tiedonhallintalautakunnan viimeisempien ohjeiden mukaisesti. Kerätyn materiaalin oli tarkoitus olla selkeässä muodossa ja tiiviisti yhdessä pa ketissa, jotta materiaalit olivat selkeästi kaikille saatavilla aina tietystä sijainnista. Raportin tietoperustaosiossa kerättiin yleistä tietoa osto- ja myyntireskontrista ja niiden toiminnasta ja roolissa yrityksen kirjanpidossa. Raportissa käytiin myös läpi arkistointia, digitaalista arkistointia, tositteita ja mihin arkistointi perustuu. Li säksi tarkasteltiin niitä lainsäädäntöjä, jotka säätelevät arkistointia. Projektin lopputuloksena saatiin valmiiksi toimeksiantajalle reskontrien arkistoin tia helpottavat opastiedostot, jotka luotiin Microsoftin PowerPoint, sekä Excel-oh jelmistoilla. Nämä ohjeistukset syntyivät toimeksiantajan olemassa olevista oh jeista, sekä tietoperustassa käytetyistä lähteistä. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmiä olivat mm. oikeusdogmatiikka ja dokumentti analyysi. Lisäksi haastateltiin toimeksiantajaorganisaation reskontratiimien pää käyttäjiä, sekä henkilöitä, jotka vastaavat organisaation kirjanpidosta ja arkistoin nista.

This practice-based thesis became to be, due to a request from the client organ ization Monetra Oulu Oy to collect and tie together a comprehensive, yet simpli fied guidelines for archiving documents, in the accounts receivable and accounts payable teams of the financial management department. It was also part of the project to update the client’s current records management plan to match more linearly with the latest guidance provided by the Finnish Government’s Infor mation Management Board. The theoretical section of the thesis focused on observing general information about the accounts receivable and accounts payable departments and their roles in a company’s financial administration. Additionally, the theoretical section ex amined archiving, digital archiving, different types of documents and laws of which archiving is mostly based on. The results of the project were achieved by creating separate guides for archiving for the teams concerned using Microsoft’s PowerPoint, and Excel softwares. The contents of the guides were gathered from the client’s existing archiving guide lines and the sources used in the theoretical section of this project. The research methods used during this thesis were mainly document analysis and legal doctrine. Interviews were also conducted to help understand the state of the client’s needs regarding archiving. The personnel interviewed were profes sionals in their respective departments.