Toimintojen yhdistäminen: Kustannustehokkuuden saavuttaminen työtehtävien integroinnilla

Abstract

Päiväkirjamuotoisen opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kahden hyvin erilaisen työtehtävän, Asiakaspalveluneuvojan ja Arkistoavustajan virkojen, yhdistämisen mahdollisuuksia Kansallisessa Audiovisuaalisessa Instituutissa (KAVI). Tavoitteena oli löytää tapoja tehostaa toimintaa ja arvioida, miten yhdistäminen vaikuttaisi työn laatuun, määrään ja käytäntöihin. Tämänkaltaista kehitystyötä ei ollut aikaisemmin tehty, ja opinnäytetyö tarjoaa ainutlaatuisen näkökulman toiminnan kehittämiseen.

Tutkimusmenetelminä käytettiin päiväkirjamuotoista lähestymistapaa ja autoetnografista menetelmää, jotka mahdollistivat syvällisemmän ja henkilökohtaisen tarkastelun työtehtävien yhdistämisen arjesta. Päiväkirjamerkinnät dokumentoivat kahdeksan viikon ajanjaksolla (15.10. – 8.12.2024) työn arkea sekä suunnittelun, viestinnän ja käytännön toteutuksen vaiheita. Lisäksi toteutettiin kyselytutkimus, jolla kartoitettiin henkilöstön näkemyksiä työtehtävien toimivuudesta, viraston tilaratkaisuista sekä muutoksen vaikutuksista työmotivaatioon ja palvelun laatuun.

Opinnäytetyössä analysoitiin työnkuormituksen hallintaa, mahdollisia kustannussäästöjä sekä vaikutuksia sidosryhmiin. Työssä huomioitiin erityisesti se, kuinka työtehtävien yhdistäminen voidaan toteuttaa ilman, että palvelun laatu, työtehokkuus ja henkilöstön hyvinvointi kärsivät.

Tulokset osoittivat, että työtehtävien yhdistäminen vaati huolellista suunnittelua, selkeää viestintää ja työntekijöiden osallistamista. Suurimmat haasteet liittyivät rutiinitehtävien ja uusien vastuiden yhteensovittamiseen, mikä korosti työnjaon ja resurssien tarkemman suunnittelun merkitystä. Työhyvinvointia tukivat erityisesti selkeät tavoitteet, työn merkityksellisyyden kokemus ja johdonmukainen tuki. Käytännön haasteina nousivat esiin työvälineiden ja -tilojen rajoitteet, joiden ratkaiseminen oli keskeistä muutoksen onnistumiselle. Kokonaisuudessaan yhdistämiselle oli potentiaalia tehostaa toimintaa, mutta se edellytti muutoksenhallintaa ja työntekijöiden hyvinvoinnin huomioimista.

Päätoimeni asiakaspalvelussa ja sekä arkistoavustajan sijaisuus tarjosivat konkreettisen näkökulman yhdistämisen vaikutuksiin käytännön tasolla. Kokemusten dokumentointi ja sidosryhmien näkemykset yhdistettiin, jotta saatiin kokonaisvaltainen kuva yhdistymisprosessin vaikutuksista niin yksilöön kuin organisaatioon.