Menestyksekkään tilaisuuden avaintekijät
Lahtinen, Tina (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025051010537
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025051010537
Tiivistelmä
Tämän päiväkirjamuotoisen opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida ja kehittää palvelukoordinaattorin työtä OP Osuuskunnan tapahtumatiimissä. Opinnäytetyön tarkoituksena on tehostaa tapahtumien hallintaprosesseja sekä vahvistaa henkilökohtaista osaamista.
Päiväkirjamallisessa opinnäytetyössä dokumentoitiin kahdeksan viikon ajan syksyllä 2024 (23.9-15.11.2024) päivittäisiä työtehtäviä, joita tarkasteltiin viikoittain syvällisemmin esille nousseiden teemojen kautta ammattikirjallisuuteen pohjautuen. Valikoituneet kehittämisen kohteet ovat tilaisuuksien suunnittelu, osallistujakokemus, verkostoituminen, tiimiviestinnän sujuvuus, tilaisuuksien valmistelu ja jälkihoito, projektinhallinta ja palautuminen, palautteen käsitteleminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi ja palkitseminen sekä ajanhallinta ja itsensä johtaminen.
Viikkoanalyysien tavoitteena oli kehittää sisäisiä tapahtumaprosesseja sekä selkeyttää tiimin rooleja optimoimalla ajankäyttöä ja hyödyntämällä palautetta. Kehittämistyö vahvisti tiimin yhteistyötä ja paransi tapahtumien laadunhallintaa. Keskeisimmät haasteet liittyivät kiireen hallintaan ja työkuorman tasapainottamiseen, mikä toi esiin itsensä johtamisen ja riittävän palautumisen tärkeyden. Oman työni aikataulutuksen kehittämisessä hyödynsin Pomodoro-tekniikkaa. Tekniikan avulla opin pilkkomaan tehtäviä hallittavampiin osiin, mikä mahdollisti entistä tehokkaamman ajankäytön ja paremman työnhallinnan.
Jatkuvan kehittämisen tueksi ehdotettiin työparityöskentelyn laajempaa hyödyntämistä erityisesti suurissa tapahtumakokonaisuuksissa. Työparityöskentely mahdollistaa vastuun tasapuolisen jakamisen, tukee luovaa ongelmanratkaisua ja parantaa projektien laatua, samalla keventäen työn kuormittavuutta ja edistäen työntekijöiden hyvinvointia. Lisäksi yhteisöllisyyden vahvistaminen tiimissä esimerkiksi epävirallisten kohtaamisten ja yhteisten tapahtumien avulla syventää yhteenkuuluvuuden tunnetta, lisää keskinäistä luottamusta ja parantaa työilmapiiriä. Nämä myönteiset vaikutukset heijastuvat suoraan työn tehokkuuteen ja jaksamiseen. Yhdessä nämä kehitystoimet tukevat yksilöiden, tiimin ja koko organisaation kasvua ja menestystä.
Päiväkirjamallisessa opinnäytetyössä dokumentoitiin kahdeksan viikon ajan syksyllä 2024 (23.9-15.11.2024) päivittäisiä työtehtäviä, joita tarkasteltiin viikoittain syvällisemmin esille nousseiden teemojen kautta ammattikirjallisuuteen pohjautuen. Valikoituneet kehittämisen kohteet ovat tilaisuuksien suunnittelu, osallistujakokemus, verkostoituminen, tiimiviestinnän sujuvuus, tilaisuuksien valmistelu ja jälkihoito, projektinhallinta ja palautuminen, palautteen käsitteleminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi ja palkitseminen sekä ajanhallinta ja itsensä johtaminen.
Viikkoanalyysien tavoitteena oli kehittää sisäisiä tapahtumaprosesseja sekä selkeyttää tiimin rooleja optimoimalla ajankäyttöä ja hyödyntämällä palautetta. Kehittämistyö vahvisti tiimin yhteistyötä ja paransi tapahtumien laadunhallintaa. Keskeisimmät haasteet liittyivät kiireen hallintaan ja työkuorman tasapainottamiseen, mikä toi esiin itsensä johtamisen ja riittävän palautumisen tärkeyden. Oman työni aikataulutuksen kehittämisessä hyödynsin Pomodoro-tekniikkaa. Tekniikan avulla opin pilkkomaan tehtäviä hallittavampiin osiin, mikä mahdollisti entistä tehokkaamman ajankäytön ja paremman työnhallinnan.
Jatkuvan kehittämisen tueksi ehdotettiin työparityöskentelyn laajempaa hyödyntämistä erityisesti suurissa tapahtumakokonaisuuksissa. Työparityöskentely mahdollistaa vastuun tasapuolisen jakamisen, tukee luovaa ongelmanratkaisua ja parantaa projektien laatua, samalla keventäen työn kuormittavuutta ja edistäen työntekijöiden hyvinvointia. Lisäksi yhteisöllisyyden vahvistaminen tiimissä esimerkiksi epävirallisten kohtaamisten ja yhteisten tapahtumien avulla syventää yhteenkuuluvuuden tunnetta, lisää keskinäistä luottamusta ja parantaa työilmapiiriä. Nämä myönteiset vaikutukset heijastuvat suoraan työn tehokkuuteen ja jaksamiseen. Yhdessä nämä kehitystoimet tukevat yksilöiden, tiimin ja koko organisaation kasvua ja menestystä.