Ostoreskontraprosessin tehostaminen automaatiota hyödyntämällä

Abstract

Ostoreskontraprosessi on osa yritysten taloushallintoa. Prosessi alkaa ostoehdotuksesta ja päättyy ostolaskun arkistoimiseen. Välissä on monivaiheinen laskun käsittelykierto, jossa manuaalisten työvaiheiden suuri määrä lisää virheiden riskiä. Teknologisen kehityksen myötä myös taloushallinnon prosesseissa järjestelmiltä saadaan apua rutiinitehtävien hoitamiseen. Tehostamalla ja automatisoimalla prosesseja voidaan säästää aikaa ja rahaa sekä vähentää virheiden riskiä.

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on Puustelli Group Oy, joka on Suomen suurin keittiökalustevalmistaja. Idea työhön lähti toimeksiantajan tarpeesta selvittää ostoreskontraprosessin nykytilaa sekä keinoja, joilla prosessia voitaisiin tehostaa. Ostoreskontraprosessi ei ole pelkästään talousosaston vastuulla, vaan se koskettaa laajasti koko organisaatiota, sillä eri osastoilla työskentelevät henkilöt osallistuvat ostolaskujen tarkastukseen ja hyväksyntään. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa ja kuvata toimeksiantajan nykyinen ostoreskontraprosessi ja tutkia ostolaskujen käsittelyjärjestelmän mahdollisuuksia tekoälyn ja automaation laajempaan käyttöön. Työn tavoitteena oli löytää prosessista automatisoitavia kohtia sekä tunnistaa sen ongelmakohtia.

Tämän työn tietoperustassa keskityttiin ostoreskontraprosessin rakenteeseen, prosessin kehitykseen ja automaation käyttöön ostoreskontrassa. Työn tutkimukselliseksi lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus, koska tutkimuksessa haluttiin saada syvällisempi ymmärrys tietystä prosessista ja tuottaa siihen kehittämisehdotukset. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja, kyselyä ja havainnointia. Haastatteluiden ja havainnoinnin avulla saatiin syvällinen kuva ostoreskontraprosessista sekä siihen osallistuvien henkilöiden kokemuksista. Kyselyllä kerättiin laajempi otos mielipiteistä ostolaskujen käsittelyohjelmasta sekä ostoreskontraprosessista.

Tutkimustulosten perusteella toimeksiantajalle tehtiin prosessikuvaus nykyisestä ostoreskontraprosessista. Tutkimustulokset osoittavat, että yrityksen ostoreskontraprosessissa on käytössä jonkin verran automaatiota ja tekoälyä, mutta sen kaikkea potentiaalia ei vielä hyödynnetä. Toimeksiantajalle laadittiin kehitysehdotukset, joiden avulla ostoreskontraprosessia voidaan tehostaa ja sitä kautta säästää työaikaa.