Improving Change Management in IT Projects

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia muutosjohtamista IT-projekteissa toimeksiantajan IT-henkilöstön näkökulmasta. Tutkimuksessa selvitettiin, miten muutosta johdetaan IT-projekteissa ja millaiset prosessit tätä varten on käytössä. Tavoitteena oli parantaa organisaation kykyä johtaa muutoksia IT-projekteissa ja antaa ehdotuksia, miten tämä voidaan saavuttaa. Toimeksiantajana toimi globaalisti toimiva valmistavan teollisuuden yritys. Organisaation IT-henkilöstöllä on rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa yksilöihin, mutta he voivat vaikuttaa siihen, miten projektit toteutetaan.

Teoreettinen viitekehys tarkastelee kirjallisuutta ja tutkimuksia liittyen organisaatiokulttuuriin ja muutosten lähteisiin. Se käsittelee kulttuurin ja sosiaalisten normien vaikutusta yksilön käyttäytymiseen ja miten yksilölliset ominaisuudet vaikuttavat muutokseen reagoimiseen. Teoreettinen viitekehys käsittelee myös muutosjohtamisen malleja eri näkökulmista ja millaiset interventiot voivat auttaa käyttäytymisen muuttamisessa.

Tutkimuksen materiaali kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin organisaation IT-henkilöstöä. Haastatteluteemat perustuivat teoreettisessa viitekehyksessä esiteltyihin muutosjohtamisen malleihin. Analyysi osoitti, että yrityksen IT-projektien muutosjohtamisprosesseissa on puutteita eikä muutoksen johtamisen kaikkia olennaisia osa-alueita välttämättä toteuteta projekteissa. Toteutustavat riippuivat pitkälti henkilön ja projektiryhmän omasta osaamisesta ja vaihtelivat eri projektien välillä. Suurimpina haasteina näkyivät puutteet muutoksenjohtamisen kannalta olennaisissa asioissa. Olennaiset asiat olivat muutoksen tarkoitus, selkeät vastuunjaot johtamisessa, dialogin mahdollisuus viestinnässä, koulutus sekä seurannan toteutus ja mittarit. Lisäksi vain harvat haastateltavat olivat saaneet koulutusta muutosjohtamisesta, mikä jättää osaamiseen aukkoja. Organisaation johdon ei myöskään koettu korostavan asian tärkeyttä.

Analyysin ja eri muutosjohtamismallien pohjalta ehdotetaan mallien yhdistelmää käytettäväksi IT-projekteissa perustuen niiden arviointiin ja hyödynnettävyyteen. Lisäksi ehdotetaan erilaisten yksilön käyttäytymiseen vaikuttavien interventioiden käyttöä uuden prosessin käyttöön ottamiseksi. Prosessin tarkempi toteutus ja mallin jalkauttaminen jää organisaation toteutettavaksi. Tuotokset koettiin organisaation toimesta potentiaalisesti hyödyllisiksi ja uusi prosessi voisi hyödyttää projektien onnistumisia.

The purpose of this thesis was to study change management in IT projects from the IT personnel’s point of view. How it is managed in IT related projects and what kind of processes the case company has. The objective was to improve the company’s capabilities to manage change in IT projects and give proposals on how to achieve this. The commissioner was a globally operating company in the technology industry. The company’s IT personnel have limited possibilities to affect the individuals. However, they are able to affect how projects are executed.

The theoretical framework of this thesis examines literature and research of organizational culture and sources of changes. How the culture and social norms are affecting individuals’ behaviour and how their characteristics affect self-efficacy during change. It also investigates different change management frameworks and how interventions can help changing behaviour.

The research was done as a case study following a qualitative research model. Material was collected through semi structured themed interviews of ten different participants from the case company’s IT department. The interview themes were based on the change management models introduced in the theoretical framework. The material was analysed with a theme-based approach. The analysis showed that there are gaps in the processes handling change management in the company’s IT projects. Essentially, a common change management process was missing, leading to different ways of handling it during projects. Execution depended on the individuals and project teams skills. Gaps were found in the essential parts of the change management process such as the purpose of the change, roles and responsibilities, communication and dialogue, education and measurements of the change. The management was not found to highlight the importance of having a common process. Also, only few of the interviewees have had training in change management, leaving knowledge gaps in the subject.

Based on the analysis and different change management models, a combination of these models is suggested to be used in the IT projects. Suggestion is based on evaluation and usability of different models and planning them for the IT project context in the case company. To improve the adaptation of the new process, a variety of different interventions to affect individuals’ behaviour are suggested. The implementation of the process was left for the organisation. The commissioner found the results potentially useful. The new process could help projects’ success.