Analytiikkadatan hyödyntäminen sekä tulevaisuuden datatarpeiden visiointi julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Analytiikan hyödyntämisen perustana on datan luotettavuus ja ajantasaisuus sekä dataosaaminen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mikä on kohdeorganisaation sisäisten käyttäjien Analytiikkajärjestelmän hyödyntämisen nykytila. Opinnäytetyön tutkimusosuudessa tavoitteena oli selvittää kuinka käyttäjät kokevat Analytiikkajärjestelmän ja millaisia ovat tulevaisuuden analytiikan tarpeet. Kehittämisosuudessa tavoitteena oli osoittaa tulevaisuuden tarpeista tehdyn Maximum Difference Scaling -kyselyn sekä avointen kysymysten avulla, millaiseksi analytiikan tulevaisuuden visio muodostuu.

Kohdeorganisaatiossa otettiin käyttöön, tässä Analytiikkajärjestelmäksi nimetty, järjestelmä talousraportoinnin osalta loppukeväästä 2023. Analytiikkajärjestelmä oli ollut muiden datalähteiden osalta käytössä jo vuodesta 2018. Opinnäytetyön toimeksianto saatiin 2024 loppukeväästä julkisorganisaatiolta, jolla oli tarve opinnäytetyötutkimuksen kautta saada selville sisäisten asiakkaiden käyttäjäkokemuksia järjestelmästä. Tutkimusongelmana oli ratkaista järjestelmän hyödyntämisen nykytila.

Tietoperustassa käsitellään datan, tiedon ja tiedolla johtamisen teoriaa. Tietoperustassa avataan myös tulevaisuuden tutkimuksen, visionäärisen johtamisen vision ja backcastingin teoriaa. Tutkimukselliseksi asetelmaksi valittiin mixed methods research eli monimenetelmätutkimus. Tutkimusmenetelmänä oli ensi vaiheessa laadullinen tutkimus henkilöhaastatteluina. Näistä saadun tutkimusaineistoväittämien pohjalta tehtiin määrällinen MaxDiff-kysely. Lisäksi kyselyn lopussa oli kolme avointa kysymystä. Nämä yhdessä muodostivat mixed methods research –lähestymistavan, jossa yhdistetään sekä laadullista että määrällistä tutkimusta.

Tutkimustulosten perusteella voitiin todeta, että Analytiikkajärjestelmän kehittämisessä hyödytään yhteisistä suuntaviivoista, jotta laatutaso ja kehittämisen suunta pysyisi oikeana. Tulosten perusteella todetaan myös, että valmisdataraportteja tai järjestelmän muokattavuutta ei voi joka tilanteessa hyödyntää, vaan tarvitaan joustavamman analytiikan käyttöönottoa nopeisiin ad hoc -tilanteisiin. Raporteille kaivattiin myös enemmän visuaalisuutta numeerisen datan lisäksi.

Tutkimustuloksista muodostui kehittämistyönä analytiikan tulevaisuuden tarpeiden visio, jota voisi hyödyntää muuallakin julkisorganisaatioissa kuin kohdeorganisaatiossa. Tulevaisuuden visio datatarpeille on erilaisista tietolähteistä koostuva, vahvasti tekoälyä hyödyntävä, luotettava data-dashboard eli tietotyöpöytä. Tutkimuksen lopputuloksena syntyi kehitysideoita, joiden perusteella voidaan laajentaa sisäisten asiakkaiden palvelutarjontaa. Tekoälyn hyödyntämistä laajemmin tulevaisuudessa toivottiin sekä haastatteluissa että avoimissa vastauksissa.