Budjetoinnin kehittäminen : Uusi työkalu, uudet toimintatavat

Abstract

Budjetti nousee yhä yhdeksi keskeisimmistä työkaluista, kun puhutaan talousjohtamisesta ja sisäisestä laskennasta. Budjetointi mielletään usein prosessiksi, jossa ennakoidaan tuloja ja menoja budjetoitavalle kaudelle. Budjetti on kuitenkin paljon muuta kuin pelkkä numeraalinen tieto, se peilaa organisaation strategisia tavoitteita. Hyvin toteutettuna budjetointi mahdollistaa resurssien tehokkaan käytön ja varmistaa, että varat riittävät asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen.

Kohdeorganisaation uuden budjetointiohjelman myötä oli tullut tarve kartoittaa ja päivittää nykyistä budjetointiprosessia. Kehittämistyön tavoitteena oli tunnistaa kohdeorganisaation budjetointiprosessista kehittämiskohteita palvelumuotoilun avulla ja tuottaa konkreettisia toimenpiteitä, jotka parantavat budjetointiprosessin sujuvuutta, yhtenäistävät toimintatapoja, vahvistavat ymmärrystä budjetoinnin kokonaisuudesta sekä tukevat pitkäjänteistä, yhtenäistä taloussuunnittelua.

Kehittämistyön tietoperusta rakentuu budjetoinnin teoriasta. Tietoperustassa rakennetaan laajemmin ymmärrys budjetoinnista, joka pitää sisällään budjetointiprosessin, budjetointijärjestelmän sekä budjetointimenetelmät.

Kehittämistyö toteutettiin laadullisena konstruktiivisena tutkimuksena, joka sopii tähän kehittämistyöhön, koska tarkoituksena on tuottaa konkreettisia toimenpiteitä. Konstruktiivisessa tutkimuksessa konkreettinen tuotos voi olla uuden rakenteen luomista eli sen ei tarvitse aina olla erityisen innovatiivista. Menetelmässä pyritään löytämään käytännön ongelmaan teoreettisesti perusteltu ratkaisu, joka optimaalisessa tilanteessa toimii myös kohdeorganisaation ulkopuolella.

Kehittämistyön työkaluna käytettiin palvelumuotoiluun perustuvaa Double Diamond -mallia. Kehittämistyön päämateriaali on kerätty taloushallinnon palvelumuotoilu -opintojakson aikana kyselyiden ja haastattelujen perusteella. Double Diamond -mallin avulla kehittämiskohteiksi nostettiin budjetointipohjan yhtenäistäminen, raportointi- ja budjetointipohjan ohjeistus, sekä aikataulun ja tiedonkulun läpinäkyvyys. Kehittämistyön tuloksena kohdeorganisaatio on saanut käyttöön yhtenäiset budjetointipohjat, joiden tehtävä on lisäksi tiedonkulun ja aikataulutuksen läpinäkyvyyden parantaminen. Kohdeorganisaatioon on tuotettu ohjeistus raportointiin ja budjettipohjan käyttöön.