Ohjelmistorobotiikka liiketoimintaprosessien tehostamisen työkaluna pienyrityksessä

Abstract

Digitalisaation kehittyessä yritykset etsivät jatkuvasti keinoja tehostaa liiketoimintaprosessejaan ja hyödyntää teknologiaa kilpailukykynsä vahvistamiseksi. Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) tarjoaa mahdollisuuden automatisoida toistuvia ja sääntöpohjaisia tehtäviä, ja sen käyttö yleistyy yhä enemmän myös pienissä ja keskisuurissa yrityksissä.

Tutkimuksellinen kehittämistyö toteutettiin toimeksiantona teollisuuden kokoonpanoratkaisuja tarjoavalle asiantuntijaorganisaatiolle. Toimeksiantajaorganisaatio on hyödyntänyt ohjelmistorobotiikkaa pienissä määrin, mutta kattavampaa selvitystä ja tutkimusta sen laajemmista mahdollisuuksista ei ole vielä tehty.

Kehittämistyön tavoitteena oli selvittää, miten ohjelmistorobotiikka soveltuu pienyrityksen työkaluksi liiketoimintaprosessien tehostamiseen, minkälaisia konkreettisia hyötyjä sen avulla voidaan saavuttaa, ja mitä haasteita sen käyttöön mahdollisesti liittyy. Tavoitteena on, että kehittämistyön tuloksia voidaan hyödyntää osana organisaation ohjelmistorobotin hankesuunnittelua.

Tutkimuksellisessa kehittämistyössä käytettiin ketterästi erilaisia tutkimuksellisia ja kehittämismenetelmiä. Kehittämistyössä sovellettiin useampaa laadullista menetelmää, joilla pyrittiin syvälliseen ymmärrykseen kehittämistyön kohteesta ja konkreettisen analyysin tuottamiseen toimeksiantajaorganisaatiolle. Työn teoreettinen viitekehys muodostui alan kirjallisuudesta, ajankohtaisista tutkimuksista ja artikkeleista. Kehittämistyön aineisto pohjautui puolistrukturoituihin teemahaastatteluihin, havainnointiin sekä dokumenttianalyysiin, jotka yhdessä muodostivat monipuolisen lähestymistavan kehittämiskohteeseen.

Kehittämistyön tuloksena voidaan todeta ohjelmistorobotiikan soveltuvan pienyrityksen työkaluksi liiketoimintaprosessien tehostamiseen, kunhan käyttöönotto perustuu realistiseen arvioon organisaation tarpeista, resursseista ja tavoitteista. Ohjelmistorobotin käyttöönotto tulee suunnitella huolellisesti ja rajata selkeisiin, automatisoivaksi soveltuviin prosesseihin. Onnistuneella ohjelmistorobotin käyttöönotolla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä työn laatuun, työtyytyväisyyteen ja työn tehokkuuteen liittyen. Ohjelmistorobotin keskeisimpiä haasteita ovat puolestaan sen virheherkkyys ja teknologiset rajoitteet. Ohjelmistorobotiikan käyttöönoton onnistuminen ei perustu ainoastaan itse teknologisen ratkaisun onnistumiseen, vaan tärkeässä asemassa ovat myös organisaation kulttuuri ja kyky kehittää prosessejaan systemaattisesti.

Ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää monella eri toimialalla. Kehittämistyön tulokset on kohdistettu toimeksiantajaorganisaatiolle, mutta työn tuloksia voidaan hyödyntää pienyritysten ohjelmistorobotiikan käyttöönoton suunnittelussa ja soveltuvuuden arvioinnissa.