Palkkadatan tarkastaminen: opas palkanlaskennan perehdyttäjälle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia palkkadatan tarkastusopas, joka tukee ensisijaisesti toimeksiantajayrityksen niitä palkanlaskijoita, jotka vastaavat uusien työntekijöiden perehdyttämisestä palkkadatan tarkastusprosesseihin. Lisäksi tavoitteena oli, että opas toimisi muiden, jo kokeneempien palkanlaskijoiden käytännön työn tukena ja muistivälineenä. Opinnäytetyön päätutkimusongelma käsitteli sitä, kuinka palkkadatan tarkastamiseen liittyvää perehdytystä voidaan selkeyttää ja yhdenmukaistaa sekä miten tarkastusprosessia voidaan kehittää siten, että se tukee kaikkien palkanlaskijoiden työskentelyä.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä. Palkkadatan tarkastusoppaan suunnittelua varten haastateltiin palkanlaskijaa, joka toimii perehdyttäjänä. Haastattelun pohjalta saatiin hyödyllistä tietoa prosessien nykytilasta ja kehitystarpeista. Varsinaisen oppaan laatimisprosessin aikana sitä kehitettiin edelleen kolmen eri kohderyhmälle suunnatun palautekyselyn avulla. Tietoperusta koostui muun muassa palkanlaskennan, toimivan oppaan edellytysten ja erilaisten tutkimuksellisten kehittämismenetelmien kirjallisuudesta. Tietoperustassa hyödynnettiin lisäksi toimeksiantajayrityksessä käytettävää työehtosopimusta ja erilaisia lainsäädäntöjä.

Oppaasta tuli selkeä ja käytännönläheinen työkalu, joka vastasi toimeksiantajan todelliseen tarpeeseen. Esihenkilöt, kokeneet palkanlaskijat ja uudet työntekijät antoivat oppaasta myönteistä palautetta, ja sen koettiin helpottavan perehdytystilanteita merkittävästi. Opas mahdollistaa nopeamman siirtymisen itsenäiseen työskentelyyn ja tukee organisaation tavoitteita virheettömän ja tasalaatuisen palkanlaskennan ylläpitämisessä.

Oppaan tiedostomuoto mahdollistaa sen jatkuvan päivittämisen ja ajantasalla pitämisen. Jatkokehittämisideana on laatia oppaasta kaksi eri versiota: yksinkertaistettu ja tiivistetty versio perehdyttäjien käyttöön sekä yksityiskohtaisempi ja kuvitetumpi versio kokeneille palkanlaskijoille. Tämä mahdollistaisi entistä kohdennetumman ja käyttäjälähtöisemmän oppaan käytön.