Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen HR-järjestelmän ylläpidossa ja kehittämisessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää mitä HR-järjestelmän ylläpidon ja kehittämisen tehtäviä voisi siirtää ohjelmistorobotin (RPA, Robotic Process Automation) tehtäväksi. Näiden tehtävien automatisoinnin tarkoituksena on vähentää manuaalista työtä ja yksitoikkoisia tehtäviä sekä manuaalisten työvaiheiden vähentymisen takia parantaa HR-järjestelmän datan laatua. Tavoitteena oli lisäksi selvittää mitä hyötyjä RPA:n käytöstä on ja toisaalta mitä haittoja tai riskejä RPA:n käyttäminen aiheuttaa. Toimeksiantajalla on Suomen mittakaavassa huomattava määrä työntekijöitä, ja he toimivat usean eri toimialan sekä työehtosopimuksen piirissä, joten datan määrä on iso ja vaihtuvuus merkittävää. Tämä puolestaan puoltaa sitä, että automatisoinnille olisi tarvetta.

Tietoperusta muodostettiin laajan kirjallisuuskatsauksen pohjalta ja se käsittelee RPA:n määrittelyä, hyötyjä, haittoja ja riskejä. Myös RPA:n implementoinnista sekä HR-järjestelmien perusteista muodostettiin omat osionsa tietoperustaan. Kirjallisuuskatsauksen tärkein havainto oli, että RPA:ta hyödynnetään pääasiassa manuaalisten ja toistuvien työvaiheiden automatisointiin. Tyypillisiä automatisoinnin käyttökohteita, joita tietoperustassa käsitellään ovat esimerkiksi tietojen syöttö järjestelmiin, tietojen oikeellisuuden tarkistaminen, digitaalisten lomakkeiden käsittely sekä poissaolo- ja vuosilomatietojen tarkistaminen.

Opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja sen lähestymistapana hyödynnettiin tapaustutkimusta. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua, joka mahdollisti riittävän avoimen keskustelun mutta samalla rajatun näkökulman tutkimuskysymyksen kannalta. Haastattelu toteutettiin ryhmähaastatteluina, joissa kerralla oli mukana 3 haastateltavaa. Haastateltavat olivat HR-järjestelmien ylläpidon parissa työskenteleviä asiantuntijoita. Haastatteluista saatu aineisto analysoitiin systemaattisesti tiedonkeruun aineiston pohjalta koodausta ja teemoittelua käyttäen.

Opinnäytetyön tuloksena löydettiin vajaa kolmekymmentä erilaista tehtävää, jotka soveltuvat analyysin perusteella RPA:n tehtäväksi. Teemoja, joita aineistosta nousi eniten esiin, olivat digitaalisten lomakkeiden käsittely, regressiotestaus ja raportoinnin automatisointi. Useimmat näistä havainnoista olivat linjassa tietoperustassa esiteltyjen havaintojen kanssa, joka osaltaan tukee näiden tehtävien kelpoisuutta automatisoinnin kohteina. Tuloksista koostettiin toimeksiantajalle yhteenveto, joka luovutetaan toimeksiantajan käyttöön taloudellista ja teknistä arviointia varten, joka tehdään opinnäytetyön jatkokehittämisenä.