Tehokas tapahtumatuotanto : projektimalli käsityötapahtumien suunnittelun tueksi

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tehostaa ja jäsentää pienten ja keskisuurten käsityötapahtumien järjestämistä hyödyntämällä projektijohtamisen keskeisiä periaatteita, toimintamalleja ja työkaluja. Tutkimus kohdistui erityisesti keskikokoisiin käsityötapahtumiin, joiden järjestäminen nojaa usein vapaaehtoistyöhön, rajallisiin resursseihin ja epämuodollisesti rakentuneisiin toimintatapoihin. Aiemmat käytännöt käsityötapahtumien organisoinnissa ovat olleet pirstaleisia, sillä strukturoituja malleja, vakiintuneita työkaluja sekä selkeitä vastuun- ja resurssijakoja ei ole ollut käytössä. Tämän seurauksena prosessit ovat vaihdelleet tapahtumittain, työtä on tehty päällekkäin ja kriittinen tieto on kadonnut järjestäjien vaihtuessa. Suunnittelu, aikataulutus, dokumentointi ja viestintä ovat olleet pitkälti muistinvaraisia, ja onnistuminen on riippunut yksittäisten toimijoiden kokemuksesta ja osaamisesta.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta, jota täydennettiin kvantitatiivisella aineistolla. Menetelmä mahdollisti syvällisen ymmärryksen tapahtuma-alan erityispiirteistä sekä projektijohtamisen haasteista luonnollisessa toimintaympäristössään. Aineisto analysoitiin laadullisen sisältöanalyysin keinoin ja analyysin tuloksena tunnistettiin toistuvia teemoja, jotka kuvastavat käsityötapahtumien projektijohtamisen nykytilaa ja kehittämistarpeita.

Opinnäytetyön keskeinen tuotos oli projektimalli, joka kokoaa yhteen tapahtumaprojektin päävaiheet ja niihin liittyvät tehtävät. Malli tarjoaa pääpiirteisen järjestelmällisen rakenteen sekä ehdotuksia erilaisiin hyödyllisiin projektinhallinnan työkaluihin muun muassa ajanhallinnan, tehtävien ja vastuiden koordinoinnin, riskienhallinnan ja viestinnän tueksi. Tulosten perusteella merkittävimmät hyödyt liittyvät tehtävien parempaan resursointiin, koordinointiin sekä kokonaisvaltaisesti järjestelmällisempään otteeseen tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa. Keskeinen havainto oli, että monet haasteet juontuvat osaamisen ja selkeiden johtamiskäytäntöjen puutteesta, mikä aiheuttaa epäselvyyksiä eri osa-alueilla ja heikentää prosessien sujuvuutta.