Asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittely Kaakkois-Suomen poliisilaitoksen rikostorjuntasektorilla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa Kaakkois-Suomen poliisilaitoksen rikostorjuntasektorin asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyprosesseihin tutkimusperustaisia kehittämisehdotuksia, joita organisaatio voi hyödyntää myöhemmässä kehittämistyössään. Opinnäytetyössä selvitettiin, millainen asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyn nykytila oli ja millaisia haasteita asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyprosesseissa koettiin.

Opinnäytetyön tietoperustassa asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyä lähestyttiin julkisuuslain ja poliisitoiminnan näkökulmasta, tiedonhallinnan vaatimusten kautta sekä avaamalla rikostorjuntasektorin asiakirjahallintaa. Tietoperustassa avattiin tämän opinnäytetyön kannalta merkittäviä julkisuuslain mukaisia käsitteitä, kuten viranomaisen asiakirja, salassapitosääntely, tiedonsaantioikeus sekä tiedonhallinta. Tietoperustassa hyödynnettiin oikeuskäytäntöä kuvaamaan asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyn tulkinnanvaraisuutta. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena kehittämistutkimuksena. Opinnäytetyön aineistonkeruumenetelmänä käytettiin kyselyä, puolistrukturoitua haastattelua ja havainnointia. Kysely suunnattiin asiakirja- ja tietopyyntöjä käsitteleville tutkintasihteereille, joilla tiedettiin olevan parhain näkemys tutkittavan aiheen nykytilasta ja sen haasteista. Kyselyn avulla saatuja näkemyksiä täydennettiin esihenkilöille suunnatun haastattelun sekä havainnoinnin avulla. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla.

Tulosten perusteella asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittely oli pääsääntöisesti toimivaa, mutta toimintatavat olivat osin epäyhtenäisiä ja käytännöt vaihtelivat yksiköittäin. Eniten haasteita koettiin salassapito asioissa sekä asiakirjapyyntöjen maksullisuuden tulkinnassa ja ohjeita pidettiin tulkinnanvaraisina. Hyvinvointialueiden sosiaalihuollon tietopyyntöjen osalta ilmeni tarve vastauksen laadinnan yhtenäistämiselle, jotta annettavat vastaukset olisivat yhtenäisiä koko poliisilaitoksen alueella.

Kehittämisehdotuksina esitettiin asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyvastuiden selkeyttämistä sekä prosessikaavioiden laatimista eri asiakirja- ja tietopyynnöille. Sosiaalihuollon tietopyyntöihin ehdotettiin yhtenäisen vastauspohjan käyttöönottoa. Asiakirja- ja tietopyyntöjen maksullisuuden tulkintaan sekä salassapidon määrittelyn tueksi ehdotettiin laadittavan tiiviit esimerkkitapauksia sisältävät pikaohjeet.