Tietojärjestelmien uudelleenjärjestäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selkeyttää ja modernisoida Steel-Prisma-Metallit Oy:n tietojärjestelmäympäristö korvaamalla hajanaiset palvelut yhtenäisellä Microsoft 365 -kokonaisuudella. Lähtötilanteessa yrityksen tiedostojen hallinta, sähköpostit, lisenssit ja käyttäjähallinta olivat jakautuneet useisiin erillisiin järjestelmiin, kuten Dropboxiin, Zonerin sähköpostipalveluun ja yksittäisiin Office-lisensseihin. Tämä aiheutti ongelmia tiedonkulussa, tietoturvassa ja päivittäisen työn sujuvuudessa. Työssä kartoitettiin käytössä olevat järjestelmät ja suunniteltiin ratkaisu, joka yhdistää viestinnän, dokumentoinnin sekä käyttäjähallinnan Microsoft 365 -ympäristöön. Toteutukseen kuului sähköpostien siirto Exchange Onlineen, OneDriven ja SharePointin käyttöönotto tiedostojen hallintaan sekä käyttöoikeuksien keskittäminen Entra ID:hen. Samalla määritettiin yhtenäiset tietoturvakäytännöt ja luotiin selkeät kansiorakenteet projektityöskentelyn tueksi. Uudistuksen tuloksena yrityksen viestintä ja dokumenttien hallinta yhdenmukaistuivat, manuaalinen työ väheni ja tietoturvallisuus parani. Microsoft 365 korvasi aiemmat irralliset palvelut, ja kokonaisuus mahdollistaa jatkossa myös automaation ja integraatioiden hyödyntämisen osana toiminnan kehittämistä. Easoft ERP ja Heeros -järjestelmät jätettiin ennalleen, mutta niiden käyttö tehostui yhtenäisen työympäristön ansiosta. Opinnäytetyön myötä Steel-Prisma-Metallit Oy sai modernin, skaalautuvan ja helposti ylläpidettävän tietojärjestelmäalustan. Se tukee sekä nykyistä toimintaa että tulevaa kasvua.