Automaatioiden vaikutus ajankäyttöön ja työtehokkuuteen kirjanpitotyössä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää automaatioiden vaikutuksia ajankäyttöön ja työtehokkuuteen kirjanpitotyössä. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantaja Tilitoimisto X:lle tutkimustyönä. Tutkimustehtäväksi määriteltiin kirjanpitoautomaatioiden hyötyjen todentaminen vertaamalla kirjanpitäjien ajankäytössä tapahtuvia muutoksia suhteessa automaatiotasossa tapahtuviin muutoksiin. Tutkimuksessa kartoitettiin lisäksi kirjanpitäjien näkemyksiä automaation vaikutuksista ajankäyttöön ja työtehokkuuteen eri työvaiheissa. Opinnäytetyön tavoitteena oli tarjota toimeksiantajalle mitattua tietoa kirjanpitoautomaatioiden konkreettisista hyödyistä sekä automaatioiden tarjoamista mahdollisuuksista työtehtävien uudelleenresursointiin. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui kirjanpidon työprosessien automatisointia sekä työajankäytön ja tehokkuuden mittaamista käsittelevän kirjallisuuden, lainsäädännön ja artikkeleiden pohjalta.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisenä tapaustutkimuksena tilitoimiston automaatioprojektin yhteydessä, ja kohteeksi valikoitui kolme automaatioprojektissa mukana ollutta kirjanpitoasiakasta. Tutkimus kohdistui viiden kuukauden seurantajaksolle alkaen kuukaudesta, jolloin automaatioita ei ollut lainkaan käytössä, ja päättyen neljänteen automaatioiden käyttökuukauteen. Tutkimuksessa kerätty aineisto koostui kirjanpitäjien ajankäyttöseurannasta, automaatioiden korjausdatasta sekä puolistrukturoidusta kyselystä. Kerätty aineisto analysoitiin sekä kvantitatiivisesti että kvalitatiivisesti.

Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että kirjanpitoautomaatiot voivat tuottaa merkittävää säästöä kirjanpitäjien ajankäytössä ja parannusta työtehokkuudessa. Tutkimuksen perusteella kuitenkin havaittiin, että kirjanpitoautomaatioiden onnistuneesta kehityksestä huolimatta ajankäytön muutos ei aina edisty samassa linjassa. Kirjanpitäjät kokivat automaatiot hyödyllisiksi, mutta ajansäästön ja työtehokkuuden parantumisen edellytyksenä he pitivät selkeitä ohjeistuksia ohjelmistojen käyttöön ja työprosessien optimointiin. Tulosten perusteella automaatiotason ja ajankäytön seurannan ohella keskeistä on varmistaa uusien toimintatapojen riittävä perehdytys, jotta automaatiohyödyt saadaan maksimoitua.