Vuokralaisia palvelevan digitaalisen asukasinfon kehittäminen – prosessiehdotus sisällöntuotannon ja tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin toimintamalli, jonka avulla isännöintitoimisto pystyy keräämään ja jäsentämään asukkaille suunnattua tietoa systemaattisesti ja tuomaan sen saataville digitaaliseen asukasportaaliin. Työssä tuotetulla mallilla pyritään yhtenäistämään sisällöntuotantoa ja tiedonhallinnan käytäntöjä sekä parantamaan etenkin vuokralaisten, mutta samalla koko asukaskunnan käyttäjäkokemusta.

Tietoperusta rakentui käyttäjäkokemuksen, tiedonhallinnan sekä palvelumuotoilun keskeisistä periaatteista. Käyttäjäkokemusta tarkasteltiin ennen kaikkea tiedon saavutettavuuden, hyödyllisyyden ja löydettävyyden näkökulmasta. Tiedonhallinnan tarkastelussa korostui tarve standardoidulle tiedonkeruulle, yhtenäisille tallennuskäytännöille ja selvästi määritellylle vastuuhenkilölle. Palvelumuotoilun periaatteet puolestaan ohjasivat hyödyntämään iteratiivista ja käyttäjälähtöistä lähestymistapaa, jossa kehittämisehdotuksella vastataan käyttäjien todelliseen tarpeeseen ja jossa mallin on tarkoitus kehittyä edelleen käytännön kokeilujen ja palautteen perusteella. Muu aineisto kerättiin sekä laadullisin että määrällisin menetelmin, havainnoinnin ja kyselyiden avulla. Testihenkilöiden havainnointi toi esiin asukasportaalin keskeiset kehityskohteet, kun taas vuokralaisille ja isännöintitoimiston henkilöstölle suunnatut kyselyt täydensivät kokonaiskuvaa käyttäjien tiedontarpeesta ja nykykäytäntöjen puutteista.

Konkreettisina tuotoksina syntyivät lomakepohja taloyhtiökohtaisen tiedon keräämiseen sekä visuaalinen tiedotepohja, joka kokoaa asukkaille olennaisimmat tiedot taloyhtiöstä tiiviissä muodossa. Kehitetty prosessimalli parantaa tiedon saavutettavuutta, lyhentää asukkaiden asiointipolkuja ja vahvistaa palvelun yhdenmukaisuutta, luoden samalla perustan digitaalisen asukasviestinnän jatkokehittämiselle. Malli tarjoaa isännöintitoimistolle realistisen ja helposti käyttöönotettavan ratkaisun tiedonhallinnan tehostamiseen ja sen vaiheittainen käyttöönotto tukee sekä sisäisen työn sujuvoittamista että asukkaiden itsenäistä asiointia.