Ostolaskuprosessin kehittäminen organisaatiossa X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeorganisaation ostolaskuprosessia tehostamalla sen keskeisiä työvaiheita ja lisäämällä prosessin automaatiota nykyisen ostolaskujärjestelmän avulla. Työssä selvitettiin, mitkä ostolaskuprosessin osa-alueet vaativat parannusta, millä järjestelmätoiminnoilla automaatiota voidaan lisätä sekä mitkä suorituskyvynmittarit soveltuvat prosessin toimivuuden seurantaan. Lisäksi tarkoituksena oli määrittää ja testata konkreettisia ratkaisuja, joiden avulla manuaalisia työvaiheita voidaan vähentää ja prosessin läpimenoaikoja lyhentää. Tutkimus toteutettiin konstruktiivisella tutkimusotteella, ja aineisto kerättiin haastatteluiden, havainnointien, dokumenttianalyysin ja kyselyn avulla. Tiedonkeruussa hyödynnettiin sekä käyttäjien kokemuksia, että ostolaskujärjestelmän teknistä dokumentaatiota. Prosessin nykytila analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Tulosten perusteella ostolaskuprosessissa ilmeni useita manuaalisia ja aikaa vieviä vaiheita. Ratkaisuiksi näihin tunnistettiin useita ostolaskujärjestelmän toiminnallisuuksia. Kehitystoimenpiteiden seurauksena automaattisesti ohjautuvien laskujen osuus nousi 45 prosentista 65 prosenttiin, ja noin 30 prosenttia laskuista kulki jatkossa suoraan oikealle käsittelijälle ilman manuaalista väliintuloa. Laskujen keskimääräinen käsittelyaika lyheni yhdellä työpäivällä, ja sopimusperusteisia toistuvia laskuja automatisoitiin noin 60 kappaletta. Tekoälyn tiliöintiehdotukset todettiin hyödyllisiksi erityisesti yksinkertaisissa laskuissa. Johtopäätöksenä todetaan, että automaation lisääminen parantaa ostolaskuprosessin tehokkuutta, vähentää manuaalista työtä ja muuttaa ostoreskontran roolia kohti automaation ylläpitoa ja valvontaa. Prosessin suorituskyvyn mittaaminen mahdollistaa kehityksen systemaattisen seurannan ja tukee tulevia parannuksia. Jatkokehityksen keskeisiä suuntia ovat raportoinnin laajentaminen, ostotilausmoduulin käyttöönoton arviointi ja tekoälyn kehittyneiden ominaisuuksien hyödyntäminen.