Hallintoassistentin työn organisoinnin ja tiimityön kehittäminen

Abstract

Tämän päiväkirjamuotoisen opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella ja kehittää Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan perusopetuksessa työskentelevien hallintoassistenttien työn ajanhallintaa, työn organisointia ja tiimityötä sekä tuottaa työnantajalle selkeä kuva hallintoassistentin työn sisällöstä käytännön tasolla. Toimeksiantajana oli Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan perusopetuksen toimistopalvelut.

Opinnäytetyö toteutettiin autoetnografisena päiväkirjaopinnäytetyönä kahdeksan viikon ajan, jossa päivittäisiä työtehtäviä dokumentoitiin ja analysoitiin viikoittain ajanhallintaa, priorisointia, tiimityötä ja työhyvinvointia käsittelevän aineiston pohjalta. Päiväkirjatyöskentely mahdollisti työn arjen ilmiöiden systemaattisen tarkastelun ja kehittämiskohteiden tunnistamisen.

Tulokset osoittivat, että hallintoassistentin työn sujuvuus edellyttää ennakoivaa ja joustavaa aikataulutusta, toimivaa tiimityötä, sijaistettavuutta sekä selkeitä ja säännöllisiä tiedonkulkukäytäntöjä. Erityisesti oman tiimin viikkopalaverit tukevat työn hallintaa ja työhyvinvointia, koulun kanslian viikkopalavereilla taasen ollessa merkittävä rooli ajantasaisen tiedon jakamisessa. Opinnäytetyö tarjoaa toimeksiantajalle käytännönläheisiä näkökulmia toimintamallien kehittämiseen. Muun muassa kevään aikana kokeillut etäsijaiskäytännöt osoittautuivat toimiviksi, ja niiden todettiin soveltuvan sijaiskäytänteiden jatkokehittämisen pohjaksi.