Improving Project Management with PPM Software

Abstract

This thesis was carried out for MariMatic Oy®. This thesis has been divided into two major categories. The first part of the thesis includes a study, and the second part consists of the actual work produced for a company customer.

The first part of this thesis seeks, with the help of current state analysis, to research the possibility of implementing a Project Portfolio Management software for the company process and, in this way, improve the company project development process and overall project management. The goal was to find the process's strengths and weaknesses to form a good overall picture of its operation models and understand what is desired and needed from the new software if implemented. Based on the study results and findings, a proposal is formed for the improvement of the process.

The second part of the thesis includes the actual work produced for a customer using the new software. The work consisted of making a project plan and project schedule for a company customer delivery project. The schedule is supported by a schedule management plan that reports how the schedule is constructed and managed.

The target project for which the schedule was produced is an extensive urban development project in Saudi Arabia. The project's scope is to design, build and operate an Automated Waste Collection System (AWCS).

This thesis also includes a literature review explaining the possibilities that PPM software offers for better project planning and better project management and the best practices in the field and industry. Using PPM software, it is possible to improve overall project management and identify weaknesses in the project plan and schedules and distribute resources more efficiently.

Tämän opinnäytetyön tilaajana oli MariMatic Oy®. Työ on jaettu kahteen osaan. Ensimmäinen osa sisältää tutkimuksen ja toinen osa varsinaisen työn, mikä on tuotettu kohdeyrityksen asiakkaalle.

Tämän tutkielman ensimmäisessä osassa pyrittiin nykytila-analyysin avulla tutkimaan mahdollisuutta parantaa yrityksen projektin hallintaa ja projektin kehitysprosessia projektisalkun hallintaohjelmiston avulla. Tavoitteena oli löytää prosessin vahvuudet ja heikkoudet ja näiden perusteella muodostaa hyvä kokonaiskuva yrityksen toimintamalleista. Lisäksi pyrittiin ymmärtämään, mitä uudelta ohjelmistolta halutaan ja tarvitaan, jos se implementoidaan. Tutkimustulosten perusteella muodostettiin ehdotus prosessin parantamiseksi.

Opinnäytetyön toinen osa sisältää varsinaisen työn, joka tuotettin asiakkaille uuden ohjelmiston avulla. Työ koostui projektisuunnitelman ja projektiaikataulun tekemisestä yrityksen asiakastoimitusprojektille. Aikataulua tukee aikataulun hallintasuunnitelma, joka raportoi miten aikataulu on rakennettu ja miten sitä hallitaan ja ylläpidetään.

Kohdeprojekti, jolle aikataulu laaditiin, on laaja kaupunkikehityshanke Saudi-Arabiassa. Projektin tavoitteena on suunnitella, rakentaa ja operoida automaattista jätteenkeräys-järjestelmää. Tähän sisältyy jätteiden kerääminen sekä asuinalueilta että kaupallisilta alueilta, tarkoituksena on kattaa koko alueen jätteenkeräys.

Opinnäytetyö sisältää myös kirjallisuuskatsauksen, jossa selvitetään Project Portfolio Management -ohjelmiston tarjoamat mahdollisuudet ja miten sillä voi parantaa projektin hallintaa. PPM-ohjelmistoa käyttämällä on mahdollista parantaa projektin kokonaishallintaa ja tunnistaa heikkoudet projektisuunnitelmassa ja aikatauluissa sekä jakaa resursseja tehokkaammin.