Managing project communications in EEQ Energy customer delivery projects in USA

Abstract

Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää projektin kommunikaationhallinnan vaikutusta projektin onnistumiseen ja asiakassuhteisiin. Projektiorganisaation tulee huolehtia kommunikaatiosta projektin monien sidosryhmien välillä. Hyvin usein projektit kärsivät ongelmista, joiden taustalla on riittämätön kommunikaatio. Tämä tutkimus selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat ratkaisevasti kommunikaation toimivuuteen projektissa.

Tutkimus on tehty yksittäisenä tapaustutkimuksena. Teoreettisena viitekehyksenä käytettiin kirjallisuuskatsausta. Teoriaosuudessa käsitellään informaation kulkua eri projektinhallinnan prosessien välillä, perehdytään kommunikaation hallintaan, käydään läpi kommunikaatioon liittyviä keskeisiä käsitteitä ja menetelmiä. Lisäksi tarkastellaan kommunikaatiota Suomen ja USA:n välillä ajan, kielen ja kulttuurin näkökulmasta. Empiirisessä osiossa käytettiin haastatteluita. Haastatteluun valikoitui kolme eri asemassa toimivaa henkilöä tapausprojektista. Heidän vastauksensa antoivat arvokasta tietoa siitä, miten projektin kommunikaatio toimii ja missä on parantamisen varaa.

Tutkimuksen mukaan tehokkaalla kommunikaatiolla on merkittävä vaikutus projektin onnistumiseen. Luottamus taas on avainasemassa suhteiden rakentamisessa, ja sitä kautta osana tehokasta kommunikaatiota. Avoin ja rehellinen kommunikaatio saa aikaan luottamusta. Avoimen kommunikaation kautta saadaan selville, mitä tiedon tarpeita tai huolenaiheita asiakkaalla tai projektin sidosryhmillä on projektissa. Hyvin laadittu ja ajantasalla pidetty projektin kommunikaationhallintasuunnitelma huolehtii kommunikaation toimivuudesta koko projektin elinkaaren ajan.

The objective of this study is to find out how project communication management impacts project success and customer relationships. Project organizations must take care of communication with various stakeholders in the project. It is common that projects suffer from problems caused by insufficient communication. The objective of this study is to study how project success and customer relationships could be improved through communication.

The research has been conducted as a single case study. A literature review was used as a theoretical framework. The theoretical part discusses the flow of information between different project management processes, introduces communication management, and reviews key concepts and methods related to communication. Communication between Finland and the USA is examined from the perspective of time, language, and culture. Interviews were used in the empirical part. Three people in different positions from the case project were selected for the interview. Their answers provided valuable information about how the project's communication works and where there is room for improvement.

Based on the study, effective communication has significant impact on project success. Trust plays the key role in building relationships and in effective communication. Open and transparent communication generates trust. The information needs and concerns of the stakeholders are to be identified and used as input for project communications management plan. A well developed and maintained project communications management plan ensures that project communications are effective throughout the project life cycle.